Elisan puheratkaisulla tehoa ja säästöjäLähes kaikki yritykset toimialasta ja henkilöstömäärästä riippumatta miettivät tällä hetkellä, miten niiden olisi parasta hoitaa puhelinratkaisunsa. Monessa yrityksessä on ajauduttu kännyköiden myötä monimutkaisiin ja kalliisiin sekaratkaisuihin, joissa käytössä on tehoton puhelinkeskus sekä erilaisia matka- ja lankapuhelimia. |
 |
”Meillä edellinen ratkaisu oli perinteisen puhelinvaihteen ja kännyköiden yhdistelmä, jossa laitevuokrat ja ylläpitomaksut muodostivat suuren kustannuserän. Ensisijaisena tavoitteena Elisan Toimisto-puheratkaisuun siirtymisessä olivat säästöt – ja olemmekin päässeet jopa 10 prosentin säästöihin puhelukustannuksissa”, laskeskelee Sah-Ko Oy:n kehitysinsinööri Matti Jukarainen.
”Meillä on nyt puhelinvaihteena selainpohjainen pc-ympäristö eli mikä tahansa internetiin kytketty tietokone voi paikasta riippumatta toimia vaihteena. Puhelimet ovat lisäksi aivan tavallisia kännyköitä, joten puhelu tavoittaa oikean henkilön yhdestä numerosta työpisteen ulkopuolellakin. Niinpä ratkaisu on edullinen, joustava ja helppokäyttöinen”, painottaa Jukarainen, joka pystyy esimerkiksi itse lisäämään Sah-Kon puheratkaisuun uusia numeroita ja käyttäjiä.
Sah-Ko Oy on oululainen vuonna 1955 perustettu ja noin 70 henkilöä työllistävä metalliteollisuusyritys, jonka liiketoimintaan kuuluvat konepaja- ja teollisuuden kunnossapitopalvelut, metallien tukkumyynti sekä omien tuotteiden, kuten ovi-ilmaverhojen, tuotanto.
Parempaa asiakaspalvelua
Kustannussäästöjen lisäksi moderneilla puhepalveluilla voidaan tehostaa ja helpottaa yrityksen toimintaa, kun käyttöön saadaan valtakunnallinen yritysnumero. Sen alle voidaan luoda erilaisia vastussarjoja, joista muodostuu esimerkiksi yksi numero asiakaspalvelulle, toinen myynnille ja kolmas tukipalveluille. Nämä virtuaaliset numerot ovat älynumeroita, joita linkitetään keskuksessa normaaliin Elisan matkapuhelinliittymään.
”Kolme samaan tehtävään keskittynyttä henkilöä alkaa olla sellainen määrä, jolle kannattaa luoda yksi asiakkaalle näkyvä virtuaalinumero, jonka alle luodaan vastaussarja henkilöiden fyysisistä eli oikeista kännykkänumeroista”, neuvoo Jukarainen, joka huolehtii Sah-Kolla 20 alanumerosta.
Puhelinnumero on käyntikortti
Valtakunnallinen yritysnumero luo yrityksestä yhtenäisen kuvan ja takaa erinomaisen tavoitettavuuden. Sah-Kon yritysnumero on 020 744 8500. Vastaussarjoissa ja alanumeroissa vaihtuvat vain kaksi viimeistä numeroa.
”Myynnin virtuaalinumero vähentää esimerkiksi henkilöiden puhelukuormitusta, sillä keskus kierrättää automaattisesti vastausvuoroa. Näin yksi ja sama myyntihenkilö ei ylikuormitu vastatessaan kaikkiin tuleviin puheluihin.” Samalla tietysti paranee myös asiakaspalvelu, kun henkilöiden tavoitettavuus nopeutuu ja puheluiden vasteaika lyhenee.
”Järjestelmä etsii automaattisesti kustakin vastaussarjasta vapaan kännykkänumeron. Jos vapaita henkilöitä ei ole, siirtyy puhelu halutun ajan kuluttua keskukseen, joka voi ottaa vastaan soittopyynnön. Vastaussarjoja voi myös muokata kätevästi esimerkiksi lomien aikana, kun vastuuhenkilöt vaihtuvat”, tietää kehityspäällikkö.
Käytännössä virtuaalinumero rakentuu siis fyysisen Elisan matkapuhelinnumeron ja -liittymän päälle, joten käytössä on myös tämä ”normaali” kännykkänumero, johon ystävät ja sukulaiset voivat soittaa vaikkapa lomalla.
Sah-Kon puheratkaisu on hankittu Elisalta palveluna, joten sen uusiminen ei ole vaatinut erillisiä investointeja. Nyt puhelukustannukset muodostuvat pääosin kuukausi- ja käyttömaksuista, jotka on helppo huomioida budjetissa.
”Yrityksen sisäisessä käytössä ja vähäisellä käytöllä olevia numeroita ei kannata kytkeä järjestelmään, koska jokaisesta siihen liitetystä puhelimesta tulee perusmaksu. Kaiken kaikkiaan kannattaa palvelun käyttöönottoon paneutua huolella, jotta pystyy hyödyntämään erilaisia hallintatoimintoja. Virtuaalinumeroiden ohjaus vaatii opettelua, ja osan näistä nikseistä oppii vasta kokeilemalla”, opastaa kehityspäällikkö Matti Jukarainen.